Teragrowth o cómo hacer Crecer tu Empresa

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Esto blog refleja exclusivamente las opiniones personales de Jordi Mañé, no representa las opiniones de mi Empresa al respecto.

10 Maneras de Pedir Ayuda de forma Eficiente

10 Maneras de Pedir Ayuda de forma Eficiente

 

Después de haber visto 18 Maneras de Aprender a Decir No de forma Eficiente  y 15 Maneras de Aprender a Decir SÍ de forma Eficiente, parece evidente no podía faltar el siguiente Post:

¿Cómo pedir ayuda de forma eficiente?

No es en absoluto trivial.

Antes de continuar leyendo, para obtener todo el jugo de este texto recomiendo encarecidamente consultar los posts que he citado antes.

El Objetivo de Saber Pedir Ayuda de forma Eficiente es doble:

  • En primer lugar, porque cuando le pedimos a alguien algo y recibimos un NO, es posible que esta persona no se haya leído o conozca la manera de expresar el por que del NO. Este post puede dar pistas de los motivos de la persona si no los está expresando de forma explícita.
  • En segundo lugar, porque si le pedimos algo alguien y recibimos un simple SÍ, dependiendo de la persona es muy probable que no haya seguido un proceso mental interno de checkear si realmente puede hacerlo o no, si tiene el tiempo, las herramientas, y la capacidad de re-priorizar el resto de sus deliverables para poder entregar lo nuestro a tiempo sin impactar en el resto de sus actividades y prioridades ya comprometidas.  Ayudar a esta persona a realizar un SÍ cualificado nos ayudará a nosotros a evitar que nos frustremos innecesariamente cuando llegue el deadline y veamos que no se ha completado correctamente nuestra petición ya sea en tiempo, forma, calidad o especificaciones.

Veamos pues 10 Maneras de Pedir de Ayuda de forma Eficiente en la Empresa.

Las 7 primeras no impactan en el ego de la persona. Las 3 siguientes sí pueden impactarlo y por eso las trataremos por separado.

1.       El QUÉ –Lo Que pedimos está bien especificado

  • Lo que pedimos está precisamente especificado. No hay duda.
  • Menos eficiente:  < Me puedes por favor enviar ese documento que hablaba de un tema de un cliente AAA? >.     Puede haber más de un documento, queda difuso…
  • Más eficiente:  < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b sobre el Cliente AAA?  >

2.       El CÓMO– con qué Canal

  • No especificamos a través de qué canal lo necesitamos. No hay duda.
  • Menos eficiente:  < Me puedes por favor dar el documento AAA-3b?  >    Si te lo pido por e-mail, supongo que lo necesitas por e-mail. Pero si lo pides por sms o por teléfono, quizá no, quizá estás esperando una copia física para llevártelo a una reunión.
  • Más eficiente:  < Me puedes por favor enviar por e-mail el documento AAA-3b?   >   <Me puedes enviar por e-mail y dejarme una copia física firmada del documento AAA-3b?  >

3.       El CUÁNDO (I) – para Cuándo lo necesito – No más tarde de..

  • No definimos bien el Cuándo necesitamos algo. O al menos un espacio temporal.
  • Menos eficiente:  < Me puedes por enviar el documento AAA-3b?  >
  • Mejor:  < Me puedes por favor enviar por el documento AAA-3b antes de mañana a las 12.00 am?  Tengo la reunión a las 15.00 y me gustaría leerlo mientras estoy comiendo antes de la reunión.  >

4.       El CUÁNDO (II)– para Cuándo lo necesito – No antes de..

  • Este punto denota mucho respeto y deferencia hacia el que nos tiene que enviar la información
  • Menos eficiente: < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b? >
  • Mejor: < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b?  No hace falta corras y que me lo envíes hoy, solo me lo podré mirar mañana entre las 12.00 y las 15.00, o sea que mientras esté antes de la 12.00, perfecto. >

5.       El CÓMO – con qué ‘formato’

  • Menos eficiente: < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b >
  • Mejor: < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b, incluidos los Anexos, y en versión en Inglés para poder conversar mejor con los de Inglaterra y en tamaño Arial 16 para que todos lo podamos leer mejor? >

6.       El PARA QUÉ / QUIÉN – lo necesito para ‘esto’ con ‘esta persona’

  • Menos eficiente:  < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b >
  • Mejor: < Me puedes por favor enviar el documento AAA-3b, una copia en Castellano sin anexos para discutirla con el Director General, y otra en Inglés con los Anexos para discutirlo con Legal en la matriz de USA?  >

7.        Lo IMPORTANTE – remarcar lo importante

  • Menos eficiente: < Hola que tal todo bien .. me puedes por favor enviar el documento AAA-3b para poder hacer bien la reunión y tal y tal… y muchas linease más tarde…. adiós >
  • Más eficiente:     < ………… el documento AAA-3b ……….. como mucho antes de las 12.00 de mañana………..con los Anexos…..  >

 

Evidentemente no siempre hay que especificar cada detalle, hay que aplicar el Sentido Común. La regla tiene que ser especificar lo mínimo necesario para que la probabilidad de error sea mínima y lo máximo para que tampoco tengamos que escribir un e-mail de 10 líneas para pedir un documento.

Se trata de hacerlo bien, y hacerlo bien a la primera.  Es más eficiente, barato y efectivo.

Una Petición Eficiente sería pues por ejemplo

  • < Me puedes por favor enviar por e-mail el documento AAA-3b del Cliente A?  Necesito una copia en Castellano para el DG (ésta en Arial 16) sin Anexos y otra en Inglés (en formato normal) incluidos los Anexos para hablar con Legal. Lo necesito como mucho mañana a las 12.00 pero no hace falta que me lo envíes antes de mañana a las 9.00 >.

En peticiones por e-mail que sean muy recurrentes, hasta se podria tener un template pre-definido en Outlook.

Para hacerlo hay que clickar ‘Insert (Insertar) y ..

luego pre-definir el template clickando ‘Nuevo Template’ en ‘Signature/Firma’.  Una vez realizado, al enviar un e-mail simplemente se escoge esta ‘firma’ y simplemente se rellena.

Las siguientes 3 maneras de Pedir algo SÍ impactan el Ego de las personas. Por lo tanto, hay que gestionarlo para tener en Cuenta.    Veamos la lógica.

Para que un Profesional tenga la oportunidad de hacer un buen trabajo (en calidad, a tiempo, etc.) es necesario que tenga bien especificado lo que tiene que hacer y que disponga de las herramientas (tiempo, prioridad, sistemas, información, competencias..) para ser exitoso en el mismo.

Hay profesionales que SÍ han aprendido a decir SÍ y NO de forma eficiente, y por lo tanto ante una petición poco cualificada se preocuparán por acabar de especificarla. Hay otros profesionales, sin embargo, que dirán SÍ o NO a secas.  En este caso, podemos utilizar algunos tips & trics para asegurar que la petición está clara y que la persona tiene todo lo que necesita para ser exitoso. Veamos algunas

8. ESPECIFICAR:  Especificar de forma correcta lo que necesitamos. Es decir, realizar una petición eficiente.

9. CUALIFICAR:  Realizar una serie de Preguntas de Cualificación.

  • Qué:
    • <Muchas gracias.  ¿Está claro lo que necesito?  ¿Tienes alguna duda?   Si tienes alguna duda please coméntamelo ahora y te lo explico mejor con mucho gusto. >
  • Cuándo:
    •  < ¿Ves algún inconveniente en enviármelo antes de la hora que te he pedido?
    • < ¿Te encaja bien en tu agenda de actividades?  Si no es así, si quieres hablo con tu mgr y le intento convencer para que puedas priorizar esto y bajar de prioridad otra actividad >
    • < Te pedí otra cosa.  Si quieres, no hace falta que la hagas para hoy, creo que me puedo apañar con dos días más.. esto que te acabo de pasar lo necesito para antes >
    • < ¿Cuánto calculas que te llevará?  Cómo lo ves con tema de agenda, puedes bloquearte este tiempo mañana sin que te interrumpan?  Quieres quedarte en casa para enfocarte en esto y solo esto, y así aseguramos que ningún imprevisto o ladrón de tiempo te impide acabarlo? >
  • Herramientas
    •  ¿Tienes todas las herramientas que necesitas para poder entregarlo?  Tienes acceso al sharepoint.  Ahora te lo pido/concedo. ..>
    • < ¿Sabes dónde lo encuentras? Sí, allá.  Pero esta otra parte la puedes encontrar en el sistema tal o en el archivo cual. >
    • < Cuidado, esto sí lo puedes hacer tú. Pero esta otra parte tendrás que consultarlo con esta otra persona.  ¿Sabes si por agenda podrá dedicarte tiempo?  Quizá sería bueno que lo checkearas ahora en un minuto para que no sea que luego no lo encuentres o tenga otras prioridades. >
  • Para Quién
    • < Mi reunión la tengo con esta persona, que conoces bien.  Ya sabes cómo querrá la información. Así en formato tipo 1 y colorines.  Si lo puedes adecuar pues genial. >
  • Por Qué
    • < Lo necesito para la reunión sobre este tema. Lo más importante son las Conclusiones finales, o sea que es esencial que hagas un ‘Executive Summary’ que quede extremadamente claro. Muchas gracias.>
  • Cómo
    • < ¿Cómo piensas hacerlo?   Sí, exactamente. Perfecto.  Lo único ten cuidado con esto, comprueba esto, o ten en cuenta esto otro también porque si no te puede faltar esto otro y quedar incompleto u erróneo.>

10.   CHECKPOINTS

  • < Si te parece empieza a hacerlo y en 2 horas hacemos un checkpoint para resolver cualquier duda que hayas tenido. Así hay tiempo de reaccionar. >
  • < Si te parece me envías una primera versión, aunque sea en ‘borrador/draft’, antes de hoy a las 5.00 pm cet y te doy feedback. Así, si hay que hacer algún cambio aún tenemos tiempo de reaccionar sin tener que quedarnos hasta la noche trabajando >
  • < Piénsate bien cómo lo harás y luego me lo explicas para que pueda darte feedback / mi opinión.  Quizá te puede servir de ayuda y luego te ahorra un poco de tiempo en la preparación.>  

 

Hoy hemos visto

  • A. 10 Maneras de Pedir algo de forma Eficiente.

Y el otro día vimos

Los tres forman un triángulo virtuoso de Eficiencia.

Una organización que tenga profesionales que sepan PEDIR correctamente y sepan decir SÍ y NO de forma EFICIENTE, será más que una Organización Eficiente,… será una Organización Invulnerable a la falta de PRODUCTIVIDAD. 

Saludos, Jordi Mañé

www.teragrowth.com  Todo para el Crecimiento de la Empresa y de sus Profesionales  Twitter: @teragrowth   Servicios Teragrowth de Crecimiento de Empresa

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