Teragrowth o cómo hacer Crecer tu Empresa

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Esto blog refleja exclusivamente las opiniones personales de Jordi Mañé, no representa las opiniones de mi Empresa al respecto.

Nuevo Empleo. Nuevo Empleado. 28 Claves del Éxito en el On-boarding (2a parte)

Nuevo Empleo. Nuevo Empleado. Claves del Éxito en el On-boarding (2a parte)

En el post anterior vimos que el periodo de incorporación de un nuevo Empleado/a en el Equipo es un momento Crucial.

También vimos que tanto el nuevo Empleado como el Equipo, el Manager y la Organización tienen una serie de serie de Necesidades al respecto de esta nueva situación.

Veamos a continuación algunas RECOMENDACIONES para asegurar que el nuevo Empleado se incorpora con éxito al nuevo rol y encaja con el Equipo, con las expectativas del Manager y con la Cultura Organizativa, empezando a aportar un Valor significativo a la Organización en un Plazo muy Reducido (‘Time to Value’).

RECOMENDACIONES para:

  • Empleado
    • Estar muy atento e irse apuntando toda la información que recibirá en los primeros días
    • Asegurar que rápidamente se dipone de todos los medios para realizar su nuevo rol
      • Infrastructura: puesto de trabajo, ordenador, accesos a sistema, etc.
      • Documentación anterior
      • Nombre de sus stakeholders: quién hace qué y qué relación tiene con su propio rol
    • Intentar crearse una estructura clara del contexto de su rol, en las siguientes dimensiones:
      • Contexto general:   1. Empresa  2. Portafolio  3. Tipo de Clientes  4. Procesos Clave   5. Organización   6. Timelines
      • Contexto del rol:     1. Objetivos  2. Relación con resto Equipo  3. Deliverables (qué, cuándo, frecuencia, a quién, en qué modo,…)  4. Reuniones
    • Pre-definir relación con manager:  frequencia de reuniones, temas, dinámicas, etc.
    • No dudar en Preguntar: ¿qué crees que es clave para que sea exitoso en mi misión? ¿qué es lo que debo evitar?   ¿en quién me puedo apoyar para cada tema?…cuáles son los ‘entregables’ para los próximos 30 días?
    • Estructurarse el explorer del disco duro en los temas principales de la organización a la que se ha unido, así como en los temas que conformarán su rol
    • Ordenarse el e-mail por temas, para poder ir haciéndose una idea general de los distintos temas que vaya surgiendo
    • Tener un plan diario de actividades. Invertir en formación ya que luego con el día a día es más complicado.
    • Planificarse reuniones con todos los stakeholders con los que se va a relacionar, para entender a) el rol de su stakeholder vs. su propio rol  b) las expectativas / dinámicas / y puntos de contacto
  • Manager
    • Avisar al equipo antes de la incorporación de la persona, y explicar el rol, background, etc.
    • Presentar idealmente cara a cara la persona al resto del equipo y pedir que planifiquen reuniones entre ellos para poder conocerse personal y profesionalmente
    • Asegurar que los primeros días/semanas la persona tiene con quién ir a comer, con quién ir a tomar un café, etc.
    • Asegurar que la persona tiene a quién consultar las dudas que puedan surgir, ya sean del rol, ya sean de los sistemas que usa la Empresa
    • Dar a la persona una hoja de ruta, facilitada por la Empresa, sobre qué trainings tiene que realizar para cuándo, cuáles son los procesos formales que tiene que realizar si viene de fuera de la empresa (firma de contrato, etc.)
    • Definir las expectativas claras para los primeros 30 días, 60-90 días, y primer año. Formalizar los objetivos y las expectativas.  Y acompañar y dar confianza a la persona en este lanzamiento.
    • Anunciar formalmente la incorporación del nuevo miembro al equipo, su background, formación, experiencia, el rol que desempeñará, y adjuntar una foto suya para aquellas organizaciones que trabajan de forma significativa virtualmente
    • Ayudar al empleado a definir y conocer su mapa de stakeholders, es decir, todas las personas que ya bien serán clientes o proveedores internos o que serán clave para el desempeño de su rol.
    • Preparar, acompañar y apoyar a la persona en las primeras runiones clave o en los primeros entregables con las personas clave con las que se relacionará, para asegurar que el nuevo empleado establece una buena credibilidad desde el principios, los stakeholders le tomen confianza, y todo empiece con buen pie.
    • Establecer un plan de training para la persona (material, reuniones, etc.).
    • Estar disponible para dedicar un tiempo al nuevo empleado, ya sea a través de reuniones recurrentes pre-marcadas en el calendario, como a través de reuniones informales. Es necesario dar cierta flexibilidad en ello y asegurar que el resto del equipo así lo hace.
    • En algunos casos, puede ser muy bueno nombrar un mentor en la nueva organización, que complemente parte de la tarea del manager, y/o una persona que apoye y sea un primer punto de contacto para dudas para la persona que se ha incorporado delante de dudas de todo tipo.
  • Equipo
    • Ir a comer con la persona lo antes posible, realizar reuniones con la persona para explicar las tareas que uno mismo realiza, invitarle a formar parte del equipo para actividades que se hagan fuera de la empresa, buscar afinidades comunes, etc.
    • Hablar con el manager para entender mejor el rol de la persona si se tiene dudas de cómo el propio rol variará con la nueva incorporación
    • Preocuparse de que el nuevo miembro del equipo se integre y se sienta muy rápido como uno más.
  • Organización
    • Disponer de programas de formación recurrente para nuevos empleados (portafolio, tipo de clientes, procesos principales, cultura corporativa, estándares de conducta de la empresa, historia de la empresa, etc.) apoyados en un buen manual de acogida.
    • Facilitar de la forma más inmediate posible al empleado de los medios necesarios para poder llevar a cabo su trabajo (software necesario, laptop/pc, un puesto de trabajo, etc.)
    • Disponer de procesos de on-boarding en los sistemas de la empresa ágiles, sencillos e intuitivos
    • Disponer de procesos de soporte fáciles, rápidos y con un punto claro de contacto para temas como compras, nómina, gastos, viajes, etc.

Hay otros muchas recomendaciones, la mayor parte basadas en el sentido común, pero todas respetando las siguientes dos reglas:

  1. Invertir en el empleado.  Cada minuto que el propio empleado invierte, que el manager le dedica, que el equipo pasa con el nuevo empleado, y que la organización facilita, se convierte en un potente retorno de la inversión para todos ellos
  2. Recordar que todos hemos sido nuevos en algún momento. Recordemos lo que nos ayudó a ser rápidamente exitosos en el nuevo rol e intentemos replicarlo. Y recordemos lo que no nos ayudó y hasta perjudicó, e intentemos evitarlo.

En cualquier caso, bienvenid@ a tu nueva misión – te deseo mucho éxito.

Jordi Mañé

www.teragrowth.com   Todo para el Crecimiento de las Empresas y de sus Profesionales    Twitter:  @teragrowth    Servicios Teragrowth de Crecimiento de Empresa

 

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